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Et si l'aménagement de nos salles d'attente impactait notre activité professionnelle...

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Des chaises alignées face à un mur gris et triste, une plante mourante dans un coin, des revues datées et écornées à feuilleter...

Nous aurons tous reconnu l'archétype de la salle d'attente!

Cette pièce de passage, singulière et à nul autre pareil est pourtant le premier contact qu'a notre clientèle ou patientèle avec notre marque, notre cabinet, notre activité, notre établissement, notre société,... Elle est un lieu qui trop souvent cristallise la frustration, les angoisses et le stress.

Il est donc essentiel de s'attarder sur son aménagement, sa déco, son ameublement, son ergonomie, pour qu'elle influence positivement leur expérience.

 

   Et si l'aménagement de nos salles d'attente impactait notre activité professionnelle...

 

Les domaines dans lesquels la salle d'attente est indispensable sont variés...

Cabinets médicaux, psys, thérapeutes, logopèdes, dentistes, vétérinaires, kinés, professions libérales, banques, assureurs, notaires, avocats, agences immobilières, salons de coiffure, d'esthétique, spas & welness,...

Les halls d’entreprise, les centres commerciaux, les aéroports et les Administration accueillent aussi de nombreux visiteurs chaque jour.

Les besoins en terme d’accueil et d'objectifs, seront spécifiques à chaque projet et vont nécessiter de mettre en place une certaine capacité d’assises, du mobilier plus ou moins fonctionnel, etc.

Nous pouvons donc conclure que la salle d'attente est partout...dans la plupart des sociétés, petites ou grandes entreprises, chez les indépendants et même dans les restaurants par exemple, et c'est un lieu où, par définition, votre visiteur patiente, parfois pendant de longues minutes. 

Alors comment mettre cette pièce à profit, comment faire en sorte que patienter soit plus agréable, que mettre en place pour que l'on s'y sente rassuré, à l'aise, en confiance.

Tantôt parenthèse ludique, tantôt pause méditative, tantôt zone d'échange, dans tous les cas, elle est une introduction au rendez-vous à venir.

Quelle image voulez-vous donner ? Souhaitez-vous une atmosphère zen et dépouillée ou un espace plus cossu et confortable ? Quelle est votre clientèle?

 

L'aménagement d'une salle d'attente va être conditionné par quatre facteurs: l'espace dont vous disposez, sa fréquentation, votre activité et votre objectif d'image/d'impact.

 

 

Balayons le sujet en 4 points:

 

  1. INSONORISER

Soigner l’acoustique est primordial. Le bruit éclate littéralement dans tous les sens, alors, pour être efficace, une isolation acoustique doit capter les sons à tous les niveaux. Le confort phonique participe pour un large pourcentage à la sensation générale de confort et peu être amené grâce par exemple à la pose:

  • de cloisons modulaires acoustiques, qui isoleront l’espace d’attente de l’accueil d’une entreprise ou de l’entrée d’un office notarial par exemple.

    Ces cloisons, paravents ou claustras, apporteront aussi un peu plus de discrétion entre les espaces.                           L’accueil situé à proximité de la zone d'attente est souvent un lieu d’échanges entre collaborateurs où la discrétion est de mise et inversement le bruit d’une salle d’attente peut perturber votre activité quotidienne.

  • de mobilier, comme des poufs, des canapés ou fauteuils en tissus.

  • de panneaux muraux.

  • d'éléments décoratifs, qui seront efficients pour à la fois aménager votre salle d’attente mais également améliorer la qualité acoustique générale. Pensez aux cadres sur les murs, à de petits meubles, coussins, tapis, stores, rideaux et tentures.

  • de portes anti-bruit (faites en matériaux classés "isolant phonique").

  • d'un sol qui absorbe les bruits ou le cas échéant, compensez avec les autres moyens cités.

  • d'un léger fond sonore dans la salle d'attente. Cela participera à isoler la salle d'attente mais également à marquer une atmosphère, à renforcer même votre identité.

 

2.   CREER DES ZONES

 

Créer différents espaces dans la salle d'attente permet de se faire sentir "comme à la maison". Il ne faut pas hésiter à isoler quelques chaises du groupe principal de chaises, pourquoi ne pas mettre également des chaises autour d'une table pour faire un petit espace bureau ?

En créant plusieurs petites zones, vous créez une atmosphère différente qui s'éloigne de la salle d'attente classique où, alignés, vos patients attendent leur tour avec plus ou moins de légèreté. L'espace bureau peut aussi leur permettre de "travailler" ou de remplir des papiers, faisant passer le temps plus vite.

Certains fauteuils et canapés d’accueil sont très proches de l’univers de l’habitat. En vous orientant vers ce type de produit, votre espace d’accueil sera plus cosy et accueillant.
Une deuxième option s’offre à vous en choisissant des éléments modulaires qui vous permettront plus de créativité. Basés sur l’agrégation de module, ces dispositifs nécessitent plus de place mais vous permettront de créer des espaces différenciant.

N'oubliez pas de penser au public que vous recevez... quel est son profil?

Par exemple, il est très important de penser aux besoins spécifiques des enfants, des PMR, etc. Et créer une zone qui leur est accessible, voir une zone destinée (dans le cas particulier des enfants).

 

 

 

 

 

3.    MOBILIER, DECO, ET VERDURE

 

Le stress rend l'attente plus longue, nous le savons tous pour l'avoir déjà ressenti ! Travailler à rendre votre salle d'attente la plus apaisante possible parait donc être un bon investissement. 

Ajoutez quelques éléments de déco afin de la rendre la plus chaleureuse possible. Préférez des tons chauds et clairs, ajoutez quelques coussins par exemple sur les chaises, achetez quelques plantes vertes pour faire vivre et respirer la pièce, etc. (voir précédent post au sujet de la biophilie et du bienfait des plantes dans nos intérieurs).

L’aménagement de votre salle d’attente doit être étudiée. Choisissez un modèle de chaise confortable, un canapé moelleux pour que l’attente soit agréable.

Vous  pouvez aussi opter pour des sièges rabattables si vous disposez d'un espace restreint (de type strapontin). Il en existe dans divers styles et matériaux et à tous les prix.

Côté meuble, privilégiez une ou plusieurs tables basses pour les dispatcher dans la pièce et s'en servir comme support pour y déposer des choses. Elles sont aussi pratiques pour que par exemple, les enfants puissent accéder facilement aux livres qui leur sont proposés, qu'ils puissent s'y installer pour dessiner...

En fonction du type de salle d’attente, mieux vaut opérer certains choix. Par exemple, pour une salle d’attente de centre hospitalier, préférez un revêtement en similicuir ou cuir. Dans le cas d’une salle d’attente de profession libérale, le tissu convient mieux, ainsi que la présence d’accoudoirs pour une ambiance réservée.

Le standing de votre activité peut vous amener à rechercher un mobilier plus classieux et couteux.

De la plante verte à l’horloge murale, en passant par le porte-manteaux, un éclairage chaud et une température agréable : il faut penser à une multitude d’éléments pour un espace accueillant qui fait bonne impression.

Peaufinez également le choix de vos faux plafonds, peintures, revêtements muraux, de l'éclairage (plusieurs points de lumière) et des revêtements de sol. Pourquoi ne pas disposer un bouquet de fleurs fraîches régulièrement au centre de la table ou un montage décoratif.. au grés des saisons et des occasions.

On préfère généralement les couleurs pastels et claires, mais il n'y a pas de règles en décoration. Certains veillent par exemple à faire transparaître les couleurs du logo de l’entreprise dans l’espace d’accueil. D’autres à recourir à des couleurs vives pour souligner le dynamisme de l’activité, ou mettre les occupants en conditions, etc.
A minima, il est conseillé de disposer de 4 places assises et une table basse.

 

Je vous conseille également de penser à l’air de votre espace d’accueil...

Pourquoi ne pas y diffuser une odeur, des huiles essentielles... Si la quantité diffusée est respectée, cela n'incommodera pas les occupants et les effets seront bénéfiques, soit pour apaiser, soit pour une fois encore marquer votre identité, ou mettre en condition.

Autre chose, la salle d'attente est un lieu de passage par essence, son air va véhiculer un grand nombre de germes et de microbes.. surtout dans le cas des cabinets médicaux Pour protéger vos collaborateurs et vos visiteurs, des solutions de purification de l'air existe.

 

NB: Vérifiez éventuellement les normes à respecter.

 

 

4.   OCCUPER LES OCCUPANTS

 

Magazines, mots-croisés, livres pour enfants, coloriage, .. les occupations sont diverses et variées et ne sont pas forcément couteuses. Elle font passer plus vite le temps et participent à faire vivre une bonne expérience à vos clients/patients.

Il existe différents types de porte revues, de présentoirs muraux ou sur pied qui rempliront parfaitement cette fonction. L’accueil et l’attente sont un lieu de passage que vous pouvez optimiser simplement.

  • Choisir des magazines qui se périment moins vite. C'est à dire des magazines ne traitant pas l'actu chaude mais des sujets de fond qui se démodent moins.

  • L’attente peut être également l’opportunité de glisser quelques revues thématiques et/ou de mettre à disposition une documentation sur votre activité et vos services.

    Dans le secteur médical, les patients sont friands d'informations notamment concernant les soins qu'ils vont recevoir dans votre cabinet. Cela peut aussi permettre de les détendre et de les rassurer en s'informant sur les différentes procédures. De plus, en leur fournissant vous-même de l'information médicale, vous vous assurez de la qualité de ce qu'ils consultent.

  • C'est également un bon moment pour faire de la prévention, tout disposés qu'ils sont à lire. Laissez-donc traîner quelques brochures...

  • Offrir une connexion wifi et/ou la presse en ligne. Ainsi, pas de doute, elle est toujours actuelle !

  • Proposer un coin télévision.

  • Une fontaine d’eau et/ou une machine à café.

  • une corbeille remplie de pommes, un petit caramel, un biscuit.. peut agréablement agrémenter l'attente. 

  • Disposer un coffre à jouets pour les enfants.

  • Placer un cadre d’informations rappelant les horaires de consultations, le fonctionnement du service ou du cabinet.

  • Donner une estimation du temps d'attente afin de réduire l'impression d'attente .

    Nous en avons tous déjà fait l'expérience : attendre sans savoir pour combien de temps rend le moment d'autant plus long. Voire pénible ! 

    Si vous en avez la possibilité, donnez à vos patients une estimation de leur temps d'attente, que ce soit en minutes ou en nombre de patients avant eux. Les patients auront ainsi un objectif en tête et l'attente sera plus simple à gérer.

     

… Attention, la salle d’attente se doit tout de même d’être un espace calme où les patients qui le souhaitent peuvent se reposer.

 

 

 

POSTULA:

 

On me rapporte parfois que les salles d'attente sont malmenées, que leurs occupants sont irrespectueux...

Et malheureusement, de ce constat découle souvent la volonté de ne faire aucun investissement pour améliorer la qualité d'attente.

Hors il est prouvé que dans un espace agréable, les personnes seront plus calmes et délicates.

C'est quelque part une preuve d'attention à l'égard de nos clients/patients/collaborateurs. C'est une main tendue.

En tous cas, c'est mon postula, les lieux nous influencent, nous transforment. Il ne faut pas hésiter à faire du beau..  "le beau amène le beau".

 

 

CONCLUSION:

 

En considérant tous ces petits conseils, vous réussirez à créer un espace qui vous ressemble et qui répond aux besoins de ses occupants. 

N'hésitez pas à vous éloigner du style conventionnel et à réinventer cette pièce centrale dans nos espaces professionnels.

Le passage dans la salle d'attente participera à l'expérience vécue par vos clients/patients/collaborateurs et contribuera à marquer les esprits positivement!!!

 

Lien vers une sélection d'images inspirantes: https://www.pinterest.com/isabellearm0140/des-salles-dattente/ 

 

N'hésitez pas à faire appel à un professionnel pour vous aider dans cette tâche.

Il vous apportera encore d'autres clés et son regard créatif, pour vous assurer un résultat incroyable; efficace et joli!

 

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